Organizator konferencji wynajmując salę na swoje wydarzenie, musi zadbać o wiele różnych elementów. Wygodne krzesła, klimatyzacja, odpowiednia wentylacja, nowoczesny sprzęt, zachowana odległość między uczestnikami. Równie ważne jest także odpowiednie światło podczas trwania spotkania. Wpływa ono nie tylko na wzrok gości, ale również na zachowanie koncentracji przez cały czas trwania spotkania. Światło może też zaważyć nad atrakcyjnością sali lub jej brakiem. Odpowiednio zastosowane rodzaje światła mogą też budować prestiż danego pomieszczenia.

Gdzie odbywa się konferencja?

Miejsce spotkania jest bardzo ważne. Inne światło zastosujemy wewnątrz budynku, a inne zewnątrz. Inne w dużym pomieszczeniu, a inne w małym. Ważne jest też to, ile światła dziennego wpada do sali, w której odbywa się event. Czy sala posiada okna? Czy w oknach zamontowane są specjalne rolety, a może tylko zwykłe przepuszczające światło koronkowe firanki? Organizatorzy konferencji muszą zadać sobie wiele pytań. Nie zawsze znają odpowiedzi. Często hotelarze nie odpowiadają na pytania tak szybko, jak event managerowie tego pragnęli.

Z tego też powodu wiele osób, które planuje organizację konferencji, decyduje się na powierzenie tego zadania zewnętrznej firmie oświetleniowej. Tak samo dzieje się również w przypadku udźwiękowienia wydarzenia. Zatrudnienie fachowców usprawnia organizację spotkania i zrzuca odpowiedzialność z organizatora na firmę oświetleniową lub nagłośnieniową. Dobry fachowiec od razu wie, jak sprzęt zastosować w konkretnej sali i na konkretnym wydarzeniu. Wie, gdzie zamontować lampy, listwy LED i inne urządzenia.

Wielkość sali

Nie trzeba być specjalistą od światła, żeby wiedzieć, że kąt padania i rozchodzenia światła będzie tworzył inny efekt w wielkiej hali, a inny w małej, kameralnej salce VIP. Kolor zamontowanych lamp na mniejszej powierzchni będzie o wiele intensywniejszy niż w pomieszczeniu dużym, w którym na dodatek dominują różne architektoniczne elementy mogące rozpraszać światło.

Zaciemnienie sali

Dostęp do światła dziennego to jeden z kluczowych elementów, o które powinien zapytać organizator przed zdecydowaniem się na wynajem konkretnej sali. Światło słoneczne wpływa dobrze na samopoczucie uczestników, ale również może ich rozpraszać. Zbyt dużo światła dziennego może też pogarszać widoczność prezentacji multimedialnej puszczanej na rzutniku lub telewizorze. Wtedy ważne jest odpowiednie zaciemnienie sali. Nowoczesne obiekty montują w oknach swoich sal specjalne wbudowane automatyczne systemy przyciemnienia.  Często takie systemy możemy spotkać w salach w biurowcach lub centrach konferencyjnych i szkoleniowych. Światło dzienne, zwłaszcza w okresie wiosenno-letnim, w godzinach porannych lub popołudniowych, czasem wystarczy jako jedyne źródło światła.

Z kolei w przypadku sal bankietowych/balowych rzadko kiedy montuje się automatyczny system zaciemnienia. W pomieszczeniach, w których odbywają się przyjęcia zwykle popołudniowo-wieczorną porą, stosuje się rolety lub materiałowce zasłony. Pomieszczenie jest wtedy wyraźniej ciemniejsze, co dodaje klimatu i charakteru temu miejscu, ale nie jest całkowicie bezdenne. Taki sposób zaciemnienia zapewnia również prywatność uczestnikom zabawy, ale nie powoduje całkowitej ciemności w pomieszczeniu.

Konferencje są też czasem organizowane w miejscach mniej typowych, np. klubach, teatrach, kinach, zajazdach czy restauracjach. W każdym z tych obiektów mamy trochę inne oświetlenie i inny sposób zaciemnienia pomieszczenia, co wpływa później na zastosowanie trochę innego rodzaju światła.

Rodzaje oświetlenia konferencyjnego

Organizator musi zadać sobie również pytanie, czy podczas swojego spotkania chce coś szczególnie podkreślić. Jednym z najlepszych sposobów na podkreślenie jest właśnie odpowiednie światło. Ważne jest też to, czy w sali jest scena lub inne podwyższenie.

Chcąc uwydatnić osobę, element lub całą scenę, stosujemy oświetlenie punktowe, łańcuchy LED, lampy wiszące lub lampy na statywach. Podkreślają, przyciągają uwagę uczestników i dodają klimatu. Gdy mamy do czynienia z dużym pomieszczeniem, w którym poza sceną są również trybuny, to również musimy dobrze przemyśleć, co chcemy oświetlić i w jaki sposób. W takich przypadkach potrzebny jest już pracownik techniczny lub operator światłem, który czuwa nad wszystkim zza specjalnej konsolety. Na takich imprezach zwykle widzimy wiele rzędów reflektorów, które zależne są też od dźwięku. Każdy z nas pewnie był na koncercie, w którym światło zmieniało się pod wpływem dźwięku czy ruchów muzyków na scenie. Podczas dużych konferencji czy kongresów często są występy artystyczne i wtedy potrzeba światła podobnego jak w przypadku koncertów.

Inne oświetlenie zastosujemy z kolei na zewnątrz, podczas plenerowej konferencji lub innego firmowego wydarzenia na świeżym powietrzu. Takie wydarzenia najczęściej mają mniej formalny charakter niż spotkania organizowane wewnątrz budynku.

Można sobie więc pozwolić na różnego rodzaju ozdobne żarówki, girlandy czy inne niekonwencjonalne rozwiązania. Tutaj możemy zapomnieć o silnym, białym świetle, a skupić się raczej na klimatycznych barwach, np. żółciach, pomarańczach, błękitach czy zieleniach. Przy bardziej wieczornych eventach można zastosować również naturalny ogień w postaci świec, pochodni czy po prostu ogniska. Jeśli jednak zależy nam na dobrej widoczności, ważne jest dobranie odpowiedniego sztucznego oświetlenia.

Jak widzicie, to, jaki rodzaj oświetlenia zastosujemy podczas konferencji, zależy od kilku czynników. Jeśli nie znamy się na rodzajach światła, warto powierzyć to zadanie fachowcom i nie martwić się ewentualnym niepowodzeniem.

Share:

1 thoughts on “Jakie oświetlenie na konferencję?”

  1. Moje doświadczenia jako uczestniczki różnych spotkań i wydarzeń zdecydowanie potwierdzają te obserwacje. Dobrze skomponowane oświetlenie może wpływać na emocje i nastrój uczestników wydarzenia. Szczególnie interesujący jest trend wykorzystania technologii oświetleniowych do tworzenia wizualnej oprawy konferencji, która potrafi zdecydowanie podnieść poziom atrakcyjności danego spotkania. Dynamiczne oświetlenie, które zmienia się wraz z różnymi etapami wydarzenia, może znacząco zwiększyć zaangażowanie uczestników. Zmieniające się barwy i intensywność światła mogą wpływać na dynamikę wydarzenia, pomagając w skupieniu uwagi na kluczowych punktach prezentacji czy podkreśleniu momentów relaksu. Oświetlenie to nieodłączny element każdej konferencji, niezależnie od jej skali i charakteru. Jego poprawne zastosowanie może przyczynić się do sukcesu całego wydarzenia.

Comments are closed.