Bardzo łatwo o przekroczenie zaplanowanego budżetu. Cena za usługi konferencyjne (catering, nagłośnienie, transport itp.) potrafi ulec zmianie już w trakcie eventu. Do tego należy uwzględnić ewentualne koszty dodatkowe, które mogą pojawić się niespodziewanie. Racjonalna analiza musi więc być wizjonerska, ponieważ gdy zarząd zatwierdzi budżet, nie ma już drogi odwrotu. Musimy w nim pomieścić cenę wynajmu sali konferencyjnej, zamówienia cateringu czy wykorzystania sprzętu audiowizualnego. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Jak określić koszt organizacji konferencji, aby uwzględnić wszystkie elementy i nie stracić na jakości?
Kolejne etapy organizacji konferencji wymagają podjęcia wcześniej pewnych kroków. Dobre planowanie musi łączyć się z racjonalnym gospodarowaniem dostępnymi środkami. Jeśli nie przyłożymy się do napisania szczegółowego harmonogramu, zwiększamy szanse na to, że zaskoczą nas dodatkowe koszty. Plan konferencji określa deadline oraz wymienia czynności, które musimy zrobić w określonym czasie. Tylko trzymając się harmonogramu, mamy szansę stworzyć wyjątkowe i dobrze dopracowane przedsięwzięcie.
Wartościową praktyką jest sprawdzenie w księgowości zestawienia wydatków z poprzednich tego typu wydarzeń. Może to bardzo pomóc w sytuacji, gdy nasza firma posiada już pewny wzorzec organizacji konferencji, a my zajmujemy się tym po raz pierwszy. W zestawieniu wydatków z poprzednich lat możemy znaleźć wiele inspiracji oraz użytych trików. Pozwoli nam to także ucząc się na cudzych błędach, doprowadzić nasze wydarzenie do perfekcji.
Projekt organizacji konferencji musi być poprzedzony rzetelnym badaniem dostanych na rynku usług. Porównanie cen, dokładne poznanie oferty oraz możliwości wynajmowanych firm daje nam pewność, że niczego nie przegapiliśmy. Musimy wiedzieć, czy firma transportowa będzie łatwo dostępna na miejscu podczas awaryjnych sytuacji? Upewnijmy się również, czy w cenie sali konferencyjnej wliczony jest wynajem sprzętu audiowizualnego?
Ważne jest to, czy możemy liczyć na pomoc obsługi obiektu czy musimy zapewnić własnych pracowników technicznych? Może wybrana przez nas lokalizacja sama świadczy pewne usługi, o których nie informuje na stronie internetowej? Jeśli tak, to można negocjować cenę i uzyskać znacznie bardziej zadowalającą kwotę na fakturze. Można w ten sposób zmniejszyć koszt konferencji, nie tracąc na jej jakości i walorach estetycznych.
Ile kosztuje zorganizowanie konferencji?
Kalkulacja kosztów konferencji to spore wyzwanie zarówno dla nowicjuszy w branży, jak i doświadczonych event menagerów. Za każdym razem bardzo łatwo o błąd lub niedopatrzenie. Konferencja, jak każde wydarzenie odbywające się w czasie rzeczywistym, może spowodować wiele nieprzewidzianych problemów. Należy szybko reagować na to, co aktualnie się dzieje i mieć odwagę podejmować kluczowe decyzje nawet godzinę przed przybyciem gości.
Aby organizacja konferencji przebiegła sprawnie, warto mieć przygotowanych, mówiąc kolokwialnie: „trochę drobnych w kieszeni”. Mogą one uratować nas, gdy przykładowo nagle firma transportowa odmówi wykonania zlecenia. Pieniądze za niewykonaną usługę zapewne do nas wrócą, ale nie od razu, a sprzęt trzeba jakoś dowieźć na miejsce.
Na koszt organizacji konferencji składają się wydatki główne:
-
koszt wynajmu sali konferencyjnej / obiektu konferencyjnego,
Cena sali konferencyjnej może znacząco różnić się zależnie od jej wielkości i lokalizacji. Obiekty znajdujące się w centrum dużych miast (Warszawa, Poznań, Wrocław, Kraków) lub blisko ważnych aglomeracji biznesowych będą nawet kilkakrotnie droższe od małych sal szkoleniowych. Średnio cena sali konferencyjnej wynosi od 100 do 800 zł za godzinę.
-
koszt prelegenta
Jednym z największych wydatków może okazać się zatrudnienie profesjonalnego prelegenta lub konferansjera. Ich honorarium może wynosić od 500 zł do kilku tysięcy. Jeśli zależy nam na wystąpieniu znanej osoby, pojawia się konieczność uwzględnienia w budżecie jej wypłaty. Gdy planujemy konferencję tylko dla naszych pracowników, dobrym rozwiązaniem jest wybór na prelegenta osoby z firmy, która posiada cechy dobrego mówcy i będzie potrafiła poprowadzić wydarzenie w ciekawy sposób.
-
koszt wynajmu sprzętu audiowizualnego
W większości przypadków korzystanie z podstawowego sprzętu audiowizualnego (ekran, rzutnik) jest wliczone w cenę wynajmu sali konferencyjnej. Dodatkowe koszty mogą jednak spowodować elementy “z wyższej półki”, takie jak mównica czy sprzęt do tłumaczeń symultanicznych. Czasem obiekt posiada dodatkowe zaplecze techniczne na stanie, a czasem trzeba poszukiwać go w zewnętrznych firmach. Musimy jednak liczyć się z tym, że za wynajem sprzętu dodatkowego właściciel nalicza zwykle kilkadziesiąt złotych.
-
cena przygotowania i wydrukowania materiałów
Koszt przygotowania graficznego oraz wydruku materiałów szkoleniowych, informacyjnych i reklamowych zależy jest od liczby potrzebnych sztuk. Zamawianie hurtowe jest dużo bardziej opłacalne, więc warto zastanowić się nad uniwersalnością ulotek, aby móc je ponownie wykorzystać podczas innych wydarzeń. Dużo większe koszty wynosi indywidualnie projektowana identyfikacja wizualna, która wymaga zaprojektowania osobnego logo i brandingu dla konferencji.
-
koszt cateringu
Konferencje trwają nawet cały dzień. Konieczne jest więc zapewnienie uczestnikom cateringu podczas spotkania. Najczęściej przerwę kawową przygotowuje obsługa obiektu. Jej koszt wynosi od 20 do 80 zł za osobę. Koszt jest wyższy, gdy planujemy przygotowanie lunchu lub menu cateringowego. Koszt zaserwowania pełnych dań jest dwukrotnie lub trzykrotnie większy. Można także złożyć zamówienie w lokalnej restauracji na przygotowanie obiadu dla gości, planując z góry menu lub pozostawiając otwarty rachunek.
Koszt organizacji konferencji uwzględnia także inne czynniki:
-
noclegi dla uczestników
Dotyczy to głównie wydarzeń kilkudniowych. Rezerwacja hotelu dla gości z różnych części kraju lub z zagranicy leży po stronie organizatora. Może pojawić się konieczność wynajmu całego hotelu lub jego części. W takim przypadku warto wybrać obiekt, który posiada w ofercie dość dużą salę konferencyjną i wystarczającą liczbę miejsc noclegowych, aby nie rozsyłać uczestników po całym mieście. Można wtedy także negocjować specjalne zniżki z hotelem. W przypadku dużych imprez obiekty często współpracują ze sobą, zapewniając nocleg również w innych zaprzyjaźnionych lokalizacjach. Ciężko jest określić cenę za hotel, ponieważ wiele zależy od jego standardu. Można przyjąć, że średnio zapłacimy od 200 do 800 zł za osobę.
-
atrakcje dodatkowe
Większość wydarzeń biznesowych jest wzbogacanych o elementy rozrywkowe. Organizowane są pokazy, koncerty oraz gry dla uczestników. Podobnie, jak w przypadku zatrudnienia prelegenta, zespół czy artysta można nas bardzo dużo kosztować, szczególnie jeśli chcemy widzieć na scenie prawdziwą gwiazdę lub profesjonalistę. Dodatkowo należy zapewnić osobom prowadzącym atrakcje wyżywienie i miejsce na przerwę. Jeśli planujemy występ muzyczny, konieczny będzie dowóz instrumentów i podłączenia nagłośnienia.
-
wynajem dodatkowych pomieszczeń: szatni, salki dla VIP-ów, magazynów itp.
Obiekty konferencyjne nie zawsze proponują wynajem innych pomieszczeń na potrzeby wydarzenia. Możemy potrzebować miejsca na stanowisko recepcyjne czy osobną salkę dla prelegentów, a to wiąże się z dodatkowym kosztem. Zazwyczaj przestrzeń wystawiennicza i gospodarcza jest tańsza od sali konferencyjnej. Można nawet znaleźć oferty, które zapewniają do nich dostęp za darmo. Jeśli wiemy, że będziemy potrzebować wielu takich miejsc, musimy doliczyć dodatkowe kilkaset złotych do budżetu konferencji.
