Moderowanie polega głównie na prowadzeniu dyskusji i dbaniu o to, aby przebiegała w zgodzie z założeniami organizatorów. Choć zadanie wydaje się z pozoru łatwe, nie każdy jest w stanie mu sprostać. Moderator musi posiadać szereg unikalnych cech, aby sprawić, że konferencja staje się wielkim sukcesem.
Podczas doboru odpowiedniego moderatora konferencji powinniśmy pamiętać, że będzie on pierwszymi skrzypcami w całym wydarzeniu. Będzie skupiał na sobie uwagę i spędzał przy mikrofonie wiele czasu. Powinien więc dobrze się prezentować i szybko zyskiwać sympatię widowni. Nudny moderator z wadą wymowy i niechlujnym wyglądem zdecydowanie zaniży ocenę nawet najlepiej opracowanej konferencji.
Jakie cechy musi mieć moderator konferencji?
Osoba, zwana moderatorem konferencji, musi posiadać wiele umiejętności związanych z retoryką, występowaniem na forum publicznym, łagodzeniem sporów, wyciąganiem wniosków oraz szeroko pojętą komunikacją. Jest to niezwykle ważne, ponieważ w debatach często biorą udział osoby o bardzo skrajnych charakterach, a między nimi znajduje się właśnie prowadzący. Musi więc być odważny i charyzmatyczny.
Powinien z łatwością nawiązywać interakcję z ludźmi i doskonale wyczuwać panujący w sali konferencyjnej nastrój, aby dostosowywać do niego ton i formę wypowiedzi. Zupełnie inaczej będzie zachowywał się w 4-gwiazdkowym hotelu podczas naukowego seminarium, mając przed sobą elitę intelektualną, a inaczej na szkoleniu z event managerami czy pracownikami marketingowymi.
Moderator konferencji musi także posiadać odpowiednią bazę wiedzy wyjściowej nie tylko o wynajmującej go firmie czy stowarzyszeniu, ale także całej branży. Od jego merytorycznego przygotowania często zależy profesjonalizm całej konferencji. Oczywistym jest także fakt, że osoba stojąca na scenie musi mówić płynnie i zrozumiale dla wszystkich, dobierając odpowiednie słownictwo i siłę głosu.
Co dokładanie robi moderator konferencji?
Prowadzący panel dyskusyjny musi pilnować ustalonych ram czasowych dla każdego uczestnika oraz dbać o to, aby nie odbiegali za bardzo od tematu. To jego najważniejsze zadanie. Jednocześnie ma obowiązek nadzorować spotkanie od tej drugiej strony, czyli obserwować i czuwać nad widownią. Jest swego rodzaju łącznikiem między wszystkimi stronami.
Rola moderatora ma ogromne znaczenie szczególnie na początku konferencji. Przedstawia założenia i temat, a także oznajmia o harmonogramie wydarzenia. Aby rozmowa nabrała tępa musi ją zainicjować, a w późniejszych fazach przeprowadzą publiczność między kolejnymi etapami spotkania.
Moderator może pojawiać się na scenie między mówcami bądź bez przerwy przebywać między nimi w czasie otwartej dyskusji. Jest to tak zwany pierwszy słuchacz na sali konferencyjnej. Nie może zniknąć i pojawić się ponownie, nie wiedząc o czym jest rozmowa. Jego zadaniem jest słuchać, analizować i przeplatać wypowiedzi uczestników w taki sposób, aby stało się to ciekawe i dynamiczne.
W razie konieczności przekształca pytania, aby były zrozumiałe dla wszystkich. Czasem musi coś uściślić lub rozbudować. Wplata także wyjaśnienia dla widowni, gdy uczestnik odnosi się do czegoś, o czym większość z nich może nie wiedzieć, bo jest to na przykład nowy lub specjalistyczny temat. Na sam koniec konferencji moderator musi przedstawić krótkie podsumowanie. Odpowiada na ostatnie pytania oraz dziękuje uczestnikom.
Profesjonalny moderator musi mieć w sobie coś z prowadzącego show, coś z mediatora oraz coś z konferansjera. Jest jak stróż spotkania i wszystkich jego członków. Nie może opowiadać się za żadną stroną, a w razie konfliktów zareagować jako pierwszy. Można więc powiedzieć, że moderator konferencji jest filarem, który podtrzymuje całe wydarzenie i splata ze sobą pojedyncze jego elementy.
