Konferencję prasową organizujemy z różnych powodów: plany rozwojowe na następny rok, przedstawienie planu budżetowego firmy, rewolucyjna zmiana w usługach firmy lub w jej produkcie. Zgromadzenia tego typu organizowane są również w mniej pozytywnych okolicznościach, w przypadku sytuacji kryzysowej, w której znalazła się firma, instytucja czy stowarzyszenie. Wtedy to należy wyjaśnić, przeprosić i załagodzić sprawę. Bez względu na przesłanki, organizacja musi się zastanowić czy na pewno zwołanie konferencji prasowej jest potrzebne. Jeśli tak, warto pamiętać o kilku kluczowych kwestiach, by nasza konferencja prasowa zakończyła się sukcesem i by zgromadziła rzesze dziennikarzy, które później opublikują wartościowe materiały.
O czym należy pamiętać?
1) Temat
Zanim zaczniesz planować konferencję prasową, zastanów się najpierw czy temat jest na tyle istotny i ciekawy, by zainteresować dziennikarza. Organizacja konferencji prasowej to zadanie czasochłonne. Szkoda, gdyby czas spędzony nad nią okazał się stracony. Dziennikarze są zwykle zabieganymi osobami. Nie mają czasu chodzić na wszystkie prasowe konferencje. Wybierają tylko te, które pozwolą im stworzyć ciekawy dla odbiorców danego medium materiał. Warto zadbać, by nasz event był właśnie taki. Ważna jest też aktualność – jeśli chcemy przekazać dziennikarzom coś, co wydarzyło się pół roku temu, jest duża szansa, że dziennikarze nie zaszczycą naszej konferencji swoją osobą, bo prawdopodobnie od pół roku już to wszystko wiedzą. Informacje, które chcemy ogłosić muszą być tzw. newsami.
2) Termin
Po temacie konferencji prasowej, kolejnym krokiem organizacyjnym jest wybranie dogodnego dla wszystkich terminu. Musimy zrobić szczegółowy research, czy aby na pewno w tym samym czasie nie ma konkurencyjnej konferencji, która ma szansę zgromadzić większość naszych potencjalnych gości? Czy ktoś już nie planuje konferencji na podobny temat? Jeśli na któreś z pytań odpowiedź brzmi “TAK”, należy dobrze zastanowić się, czy w takim przypadku nie przełożyć na później naszej konferencji prasowej, a może da się ją przyśpieszyć, a tym samym ubiec konkurencję?
3) Miejsce
Wybór odpowiedniego miejsca zawsze jest trudny – bez względu na rodzaj konferencji. Sala powinna być najlepiej w centrum miasta i w miejscu z dobrymi połączeniami komunikacyjnymi. Obojętnie czy to się tyczy Warszawy, Krakowa, Poznania czy mniejszego miasta. Warto pomyśleć też nad typem obiektu, w którym chcemy zorganizować wydarzenie: elegancki 5-gwiazdkowy hotel czy nietypowe, niekonwencjonalne miejsce związane z tematem naszej konferencji? Wybór należy do organizatora! Hotele znanych marek to dobra opcja, jeśli organizujemy konferencję nagle. Najczęściej dziennikarze dobrze znają te obiekty i wiedzą jak można się tam szybko dostać. Hotele mają też zwykle dobre zaplecze multimedialne, które przydaje się gdy nie mamy czasu zajmować się dodatkowo wynajmem np. sprzętu nagłaśniającego czy rzutnika.
4) Scenariusz, czyli przebieg konferencji prasowej
Nikt nie lubi za długich i nudnych wystąpień. Dziennikarze są zabiegani i w czasie dnia mogą mieć kilka takich zgromadzeń. Warto zadbać, by konferencja przebiegła dynamicznie. Wystąpienia powinny być treściwe i krótkie, prowadzone w ciekawy sposób. Warto wybrać osoby, które potrafią nie tylko merytorycznie i zwięźle przekazać kluczowe informacje, ale także złapać kontakt z publicznością. Osoby występujące muszą być przygotowane na wiele okoliczności. Muszą być w pełni przygotowane i zaznajomione z tematem, ponieważ dziennikarze zadają bardzo wnikliwe pytania, na które często trudno znaleźć szybko zadawalającą odpowiedź. Dobrze jest też zaprosić jakąś znaną osobę w roli osoby występującej. Specjaliści z branży, osoby szanowane, cenione, celebryci i kontrowersyjne postacie zawsze przyciągają uwagę dziennikarzy, ponieważ przyciąga oni uwagę mediów. A to idzie w parze. Organizacja konferencji prasowej wymaga również atrakcyjnej scenografii, oryginalnych niespodzianek i budowania napięcia. Zależy nam przecież, żeby zatrzymać dziennikarzy od początku do końca na naszym wydarzeniu.
5) Materiały informacyjne i prezenty dla dziennikarzy
Konferencje prasowe organizuje się nie tylko, dlatego, żeby osoby występujące oznajmiły zgromadzonym kluczowe informacje. Jest to również często okazja, by przekazać dziennikarzom już gotowe materiały przygotowane przez naszą firmę. Press release, czyli komunikat prasowy musi być dobrze opracowany – krótki, merytoryczny i przede wszystkim ciekawy. Wtedy mamy większe szanse, że dziennikarz zdecyduje się go opublikować. Informacja dla mediów nie może być też zbyt “reklamiarska” i nachalna. Opracowując materiał dla mediów nie używajmy skomplikowanych pojęć i specjalistycznego języka.
Oprócz press release warto dziennikarzowi wręczyć także ciekawy gadżet. Najczęściej należą do nich koszulki, długopisy, kubki, smycze i breloczki. Zadaniem osoby organizującej konferencję jest znalezienie lub wymyślenie gadżetu pamiątkowego, który zaskoczy pozytywnie dziennikarza i sprawi, że chętniej opublikuje on nasze materiały w swoim medium. Długopisy z logiem firmy na doświadczonych i będących długo w branży redaktorów nie robi już żadnego wrażenia. W Waszym interesie jest znaleźć upominek, który będzie różnił się od upominków konkurencji, ale…. co ważne!…. nie będzie pełnił roli korupcyjnej.
6) Catering – poczęstunek podczas organizacji konferencji prasowej to nieodłączny element
I warto o nim pamiętać! Przede wszystkim kawa i herbata. Miłym ukłonem wobec naszych gości są jednak dodatkowe przekąski, np. kanapeczki, ciastka, ciasta czy coraz popularniejsze finger foody. Jedni uważają, że najlepiej jeśli goście mają dostęp do ciepłych i zimnych napoi oraz do przekąsek przez cały czas trwania konferencji prasowej. Przeciwnicy tej praktyki tłumaczą, że może to rozpraszać zarówno osoby występujące, jak i zgromadzonych gości. Proponują inne rozwiązanie: poczęstunek uczestnicy otrzymują już po skończonej konferencji. W miejscu wydarzenia pozostaje tylko stół z napojami.
7) Odpowiednio przygotowane zaproszenie na konferencję prasową to klucz do sukcesu
Dziennikarze otrzymują dziennie wiele, naprawdę bardzo wiele, zaproszeń na różnego rodzaju wydarzenia, w tym właśnie na konferencje prasowe. Nie są w stanie, nawet jeśli by bardzo chcieli, pójść na wszystkie. Wybierają te najciekawsze z punktu widzenia swojego i odbiorcy jego medium. Nawet jeśli powód zorganizowania konferencji prasowej nie jest jakiś bardzo porywający, odpowiednio zaprojektowane i napisane zaproszenie może przyczynić się do sukcesu i odwiedzin wielu dziennikarzy. Zaproszenie powinno być atrakcyjne graficznie, niesztampowe i oryginalne. Tak samo jak w przypadku gadżetów podarunkowych, należy się wyróżnić i przyciągnąć uwagę.
8) Podziękowania
Po skończonej konferencji należy zawsze wysłać podziękowania do dziennikarzy, którzy poświęcili swój cenny czas, by wziąć udział w naszej konferencji prasowej. Dzięki temu dziennikarze będą uważać nas za bardziej profesjonalnych i wartych współpracy.
Nie mówiliśmy, że będzie łatwo! Nie ma 100-procentowo poprawnej odpowiedzi na pytanie: Jak zorganizować konferencję prasową? Sukces jest zależny od wielu elementów. Podpowiadamy Wam jednak, jak przybliżyć się do niego i sprawić, by dziennikarze nie tylko zostali dłużej na naszym wydarzeniu, ale także by w przyszłości chcieli na naszą konferencję prasową przyjść jeszcze raz.