Niektóre eventy biznesowe cechują się luźniejszą atmosferą, a nic nie sprzyja rozluźnieniu bardziej niż serwowanie alkoholu. Podanie napojów procentowych pomaga nawiązać więcej kontaktów oraz redukuje stres i napiętą atmosferę. Często jednak organizatorzy nie decydują się na to rozwiązanie ze względu na problem – jak zawrzeć alkohol w kosztach firmy.
Właśnie dlatego przygotowaliśmy krótki poradnik jak podejść do serwowania alkoholu na imprezie. Pokażemy, o czym należy pamiętać i podpowiemy, jak rozliczyć zakup napojów alkoholowych w firmie.
Jak poprawnie rozliczyć koszty alkoholu podczas eventów biznesowych, aby mogły być zaliczone do kosztów firmy?
Najważniejszym aspektem serwowania alkoholu na imprezach biznesowych są odpowiednie zezwolenia. Zarówno sprzedaż, jak i serwowanie alkoholu wymaga zaświadczeń i pozwoleń, a każdy organizator musi pamiętać o wszystkich niezbędnych dokumentach takich jak zezwolenie na sprzedaż alkoholu w przypadku wyboru płatnego baru oraz ewidencję spożycia alkoholu. Należy pamiętać, że alkohol zakupiony na rzecz pracowników i w związku ze szkoleniami pracowniczymi nie może być wliczony w koszty uzyskania przychodów. Taka możliwość pojawia się, kiedy alkohol podawany jest na potrzeby promocji firmy. W takim przypadku należy pamiętać o paru zasadach, które zdecydowanie usprawnią podawanie trunków podczas eventów biznesowych.
Wprowadzenie polityki dotyczącej serwowania alkoholu
Organizatorzy powinni ustalić politykę dotyczącą serwowania alkoholu podczas eventów biznesowych. Powinna ona określać zasady dotyczące ilości alkoholu serwowanego na osobę, godzinę, do której alkohol będzie podawany oraz sposoby monitorowania spożycia alkoholu. Ważne jest również, aby ustalić limit spożycia alkoholu na jedną osobę. Powinien on uwzględniać zarówno ilość spożywanego alkoholu, jak i czas, w którym będzie on serwowany. W ten sposób ograniczone zostanie ryzyko, że impreza wymknie się spod kontroli. Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie rejestru spożycia alkoholu. Dzięki niemu organizatorzy będą mieli kontrolę nad ilością spożywanego alkoholu, a także będą mogli uniknąć nieporozumień związanych z kosztami jego zakupu.
Ustalenie kosztów alkoholu
Koszty alkoholu powinny być ustalone przed eventem biznesowym. Należy dokładnie określić, jakie rodzaje alkoholu będą serwowane oraz ich ceny. Dzięki temu uniknie się sytuacji, w której koszty alkoholu będą wyższe niż zakładano. Organizatorzy eventu biznesowego powinni wystawić fakturę za zakup alkoholu i powinna ona zawierać dokładne informacje dotyczące rodzaju alkoholu, ilości, ceny oraz numer zezwolenia na sprzedaż alkoholu.
W przypadku, gdy alkohol jest podawany na potrzeby promocji firmy, koszty jego zakupu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że zaliczenie kosztów alkoholu do kosztów firmy wymaga dokładnego udokumentowania wydatków związanych z jego zakupem oraz serwowaniem. Dlatego też należy zachować wszystkie paragony, faktury, a także ewidencję spożycia alkoholu.
Warto również zwrócić uwagę na to, że w przypadku serwowania alkoholu podczas eventu biznesowego, organizatorzy ponoszą dodatkowe koszty, takie jak wynajem sprzętu do podawania alkoholu, koszt obsługi barmańskiej oraz koszt transportu alkoholu. Wszystkie te wydatki również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli zostaną odpowiednio udokumentowane.
Podsumowując, poprawne rozliczenie kosztów alkoholu podczas eventów biznesowych wymaga dokładnego przygotowania i zorganizowania. Organizatorzy muszą pamiętać o posiadaniu odpowiednich zezwoleń, wprowadzeniu polityki dotyczącej serwowania alkoholu, rejestracji spożycia, ustaleniu limitu spożycia, kosztach alkoholu oraz fakturze. Należy również zachować wszystkie paragony, faktury, a także ewidencję spożycia alkoholu, aby móc udokumentować wszystkie wydatki związane z alkoholem i móc je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dbałość o poprawne rozliczenie kosztów alkoholu podczas eventów biznesowych to nie tylko kwestia finansowa, ale także bezpieczeństwa uczestników i wizerunku firmy.
