Sala konferencyjna to swego rodzaju wizytówka, zarówno obiektu, w jakim się znajduje, jak i organizatorów wydarzeń, którzy decydują się na wybór danej przestrzeni. Właśnie dlatego bardzo ważna jest jej aranżacja, przystosowanie do spotkań oraz jakość wyposażenia. To element reprezentatywny, który wpływa na przebieg każdego eventu, ale również na obiór przedsięwzięcia przez uczestników.
Poszczególne elementy takie jak oświetlenie, nagłośnienie, czy solidność wykonania mebli wpływać może na koncentrację Gości, ich wygodę, a co za tym idzie na ich możliwości pełnego doświadczenia organizowanych konferencji. Właśnie dlatego postanowiliśmy odpowiedzieć na pytanie: jak powinna być zaaranżowana sala konferencyjna? Aranżacja to niełatwe wyzwanie, jednak trzymając się naszych wskazówek, z łatwością można stworzyć przestrzeń, która sprzyjać będzie owocnym spotkaniom.
Oświetlenie i nagłośnienie
Jednym z najważniejszych warunków, które należy spełnić, by sala konferencyjna była odpowiednio zaaranżowana, jest odpowiednie oświetlenie. To ono wpływa na całokształt oprawy wydarzenia oraz na komfort i zadowolenie uczestników. Ważny jest dostęp do światła dziennego. Stymuluje ono produkcję hormonu szczęścia i melatoniny, która reguluje okres snu i czuwania. Oznacza to, że sala konferencyjna z oknami i dostępem do słońca pozytywnie wpłynie na samopoczucie Gości i pomoże im bardziej skupić się na powierzonych zadaniach. Przy naturalnym świetle należy jednak również pamiętać o odpowiednim zaciemnieniu okien, gdyż podczas prezentowania na ekranach promienie słoneczne mogą utrudniać widoczność.
Jeżeli chodzi o sztuczne światło, podpowiadamy, że najlepszym wyborem jest montaż światła zimnego, czyli takiego, które zwiększa skupienie, poprawia koncentrację i redukuje zmęczenie. Do wnętrz, które przeznaczone są do pracy, nie sprawdzi się ciepłe światło, ponieważ kojarzy się ono z odpoczynkiem i relaksem, co obniża produktywność. Co więcej, rozmieszczając oświetlenie, musimy być pewni, że jest ono równomierne i dociera w każde miejsce.
Oprócz odpowiedniego światła ważne jest też nagłośnienie i odpowiednia izolacja pomieszczenia. Konieczne jest, by przekaz prowadzącego dotarł do każdego uczestnika, niezależnie od wielkości przestrzeni, dlatego to ważne, by zainwestować w odpowiedni rodzaj systemów nagłaśniających. Nie może również zabraknąć zestawu mikrofonów oraz paneli wygłuszających lub specjalnych sufitów podwieszanych, które izolują dźwięk. Taki zestaw zapewni pełen komfort i zrozumienie przekazu przez uczestników.
Meble wysokiej jakości
Organizacja konferencji potrafi trwać wiele tygodni, jednak sam czas wydarzenia często również rozciąga się do dużej ilości pracowitych godzin. Z tego wynika, że krzesła i stoły, które znajdują się w sali, powinny zapewnić pełną wygodę i komfort nawet podczas wielogodzinnych spotkań. Warto zdecydować się na ergonomiczne krzesła i stoły, które zadbają o asekurację i odpowiednią pozycję ciała, a także zapewnią wystarczającą ilość miejsca na swobodne ruchy i czynności takie jak na przykład notowanie. W przypadku stołów należy pamiętać, że muszą być one dostosowane do wielkości pomieszczenia i nie powinny go przytłaczać. Ważny jest również kształt, który powinien być dostosowany do spotkań, do jakich przeznaczona będzie przestrzeń.
Szczegóły mają znaczenie
Oczywistością przy aranżacji sali konferencyjnej jest zapewnienie profesjonalnego, a przede wszystkim w pełni sprawnego sprzętu – ekranów, projektorów oraz szybkiego internetu. Jednak jednym z ważniejszych urządzeń jest klimatyzacja. Temperatura znacząco wpływa na koncentracje uczestników wydarzeń, dlatego organizator powinien być w stanie ją indywidualnie kontrolować.
Oprócz stałego wyposażenia warto zainwestować w dekoracje. Plakaty, ozdoby ścienne, doniczki i małe szczegóły pozytywnie wpływają na odbiór całego przedsięwzięcia. Ocieplają wizerunek zarówno obiektu, jak i organizatora eventu. Dodatkowo istotnym elementem są rośliny. Towarzystwo zieleni pobudza kreatywność, rozwój i wprawia wszystkich w dobry nastrój. Wnętrza udekorowane kolorowymi, stylowymi elementami mają znacznie mniej przytłaczający charakter niż czarno-białe, monotonne pomieszczenia.
Dobrze urządzona sala konferencyjna to sukces każdego obiektu. Sympatyczna i funkcjonalna aranżacja zachęca Gości do uczestnictwa w wydarzeniach, a organizatorów do wyboru danych przestrzeni.
